Factuurvereisten Nederland 2025: de complete checklist
Alles wat er wettelijk op een factuur moet staan voor het belastingjaar 2025, inclusief de nieuwste wijzigingen en de e-factuurverplichting die eraan komt.
De eisen aan facturen in Nederland zijn gebaseerd op de Wet op de omzetbelasting 1968 en de Europese BTW-richtlijn. Voor 2025 zijn er enkele relevante ontwikkelingen, waaronder de voorbereiding op verplichte e-facturatie bij overheidsopdrachtgevers.
De volledige factuurchecklist 2025
Gebruik deze checklist voor elke factuur die u uitreikt aan een andere BTW-ondernemer:
Identificatie
Uw volledige bedrijfsnaam of handelsnaam
Uw factuuradres (of vestigingsadres)
Uw BTW-identificatienummer (NLxxxxxxxxxBxx)
Uw KvK-nummer (aanbevolen, in sommige sectoren verplicht)
Naam en adres van de afnemer
BTW-nummer van de afnemer (verplicht bij B2B, intracommunautair)
Factuurgegevens
Uniek, opeenvolgend factuurnummer
Factuurdatum
Datum van levering of dienstverlening (indien afwijkend)
Valuta (EUR voor Nederlandse facturen)
Omschrijving prestatie
Duidelijke omschrijving van geleverde goederen of diensten
Hoeveelheid of omvang (uren, stuks, etc.)
Eenheidsprijs excl. BTW
BTW-berekening
Maatstaf van heffing per BTW-tarief (subtotaal excl. BTW)
Het toegepaste BTW-tarief (0%, 9% of 21%)
Het te betalen BTW-bedrag in euro's
Totaalbedrag inclusief BTW
Bijzondere situaties
Bij 0% tarief: vermelding "BTW verlegd" of "Intracommunautaire levering"
Bij margeregeling: vermelding "Margeregeling — BTW niet aftrekbaar"
Bij vrijgestelde prestaties: vermelding van de vrijstellingsbasis
Nieuw in 2025: e-facturatie bij overheidsopdrachtgevers
Nederland bereidt zich voor op de invoering van verplichte e-facturatie (elektronische factuurstandaard PEPPOL/NL-CIUS) voor leveranciers aan de overheid. Als u opdrachten uitvoert voor rijksoverheid, provincies, gemeenten of waterschappen, dient u facturen te kunnen aanleveren in het PEPPOL-formaat.
Let op: De verplichting geldt vooralsnog alleen voor overheidsopdrachtgevers. Voor reguliere B2B-facturen blijft de PDF-factuur voorlopig het standaard.
BTW-tarieven in Nederland 2025
In 2025 gelden drie BTW-tarieven:
21% — Standaard tarief voor de meeste goederen en diensten
9% — Verlaagd tarief voor o.a. voedsel, medicijnen, boeken, logies en personenvervoer
0% — Voor intracommunautaire leveringen, export en vrijgestelde prestaties
Tip: Twijfelt u welk BTW-tarief van toepassing is? Raadpleeg de Belastingdienst website of uw boekhouder. Digi-Factuur ondersteunt alle drie tarieven per factuurregel.
Bewaartermijnen
U bent verplicht alle administratie, inclusief facturen, 7 jaar te bewaren. Voor onroerend goed geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Digitale facturen zijn gelijkwaardig aan papieren facturen, mits de authenticiteit en integriteit gewaarborgd zijn.
Vereenvoudigde factuur (consumentenfactuur)
Levert u aan consumenten (B2C) voor bedragen onder de € 100? Dan mag u een vereenvoudigde factuur uitreiken zonder alle bovenstaande velden. Een kassabon met datum, omschrijving, BTW-bedrag en totaal volstaat.
Gebruik Digi-Factuur als uw compliance-hulpmiddel
Digi-Factuur genereert automatisch facturen die aan alle bovenstaande vereisten voldoen. U hoeft nooit te controleren of alle velden zijn ingevuld — dat is altijd zo. Sequentiële nummering, BTW-uitsplitsing per tarief, IBAN, KvK en BTW-nummers: alles staat er op.