Hoe maak je een
BTW-conforme factuur
in Nederland?

In Nederland zijn ondernemers die BTW-plichtige prestaties leveren, verplicht een factuur uit te reiken. Maar niet elke factuur voldoet. De Belastingdienst stelt strikte eisen aan de inhoud van een factuur. Een ontbrekend veld of een fout in de nummering kan leiden tot naheffingen of boetes — voor uzelf én uw klant.

In dit artikel leggen we precies uit wat er op een Nederlandse BTW-factuur moet staan, hoe sequentiële nummering werkt en welke fouten ondernemers het vaakst maken.

De wettelijk verplichte velden op een factuur

Op grond van de Wet op de omzetbelasting 1968 (art. 35a Wet OB) en de EU BTW-richtlijn (2006/112/EC) moet elke factuur die u uitreikt aan een andere ondernemer de volgende informatie bevatten:

• Factuurdatum
• Uniek, opeenvolgend factuurnummer
• Uw BTW-identificatienummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)
• BTW-nummer van de afnemer (bij B2B transacties)
• Uw volledige naam of handelsnaam en adres
• Volledige naam of handelsnaam en adres van de afnemer
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Hoeveelheid of omvang van de levering
• Datum van levering of dienstverlening (indien afwijkend van factuurdatum)
• Vergoeding per BTW-tarief (excl. BTW)
• Het toegepaste BTW-tarief (0%, 9% of 21%)
• Het BTW-bedrag in euro's
• Het totaalbedrag inclusief BTW

Sequentiële factuurnummering: wat betekent dat precies?

De wet vereist dat facturen een uniek, opeenvolgend nummer hebben. Dit hoeft niet per se 1, 2, 3... te zijn — u mag uw eigen nummeringssysteem kiezen, mits:

• Het nummer uniek is (geen twee facturen met hetzelfde nummer)
• De nummers opeenvolgend zijn (geen gaten zonder verklaring)
• Het systeem consistent is binnen één administratieperiode

Populaire formats zijn: 2025-001, INV-2025-0042 of F25001. Digi-Factuur gebruikt standaard het format INV-YYYY-NNNN en genereert dit atomisch — zonder risico op dubbele nummers, ook niet bij gelijktijdige aanmaken.

Factuurvereisten voor consumenten (B2C)

Levert u aan particulieren (B2C)? Dan zijn de eisen lichter. U hoeft niet voor elke verkoop een volledige factuur uit te reiken, tenzij de klant erom vraagt of de levering meer dan € 100 bedraagt. Een vereenvoudigde factuur (kasticket) is dan voldoende, met: uw naam/adres, datum, omschrijving, BTW-bedrag en totaal.

De 0% BTW-tarief: intracommunautaire leveringen

Levert u goederen of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land? Dan geldt in de meeste gevallen het 0% BTW-tarief (intracommunautaire levering). Vermelding van:

• Het BTW-nummer van de buitenlandse afnemer
• De vermelding "Intracommunautaire levering — BTW verlegd" of "Reverse charge"
• Het 0%-tarief expliciet

is dan verplicht. Digi-Factuur ondersteunt alle EU-BTW-tarieven inclusief de reverse charge-vermelding.

Fiscale bewaarplicht: 7 jaar

U bent wettelijk verplicht alle facturen — zowel uw verkoopfacturen als de inkoopfacturen die u ontvangt — 7 jaar te bewaren. Dit geldt ook voor digitale facturen. PDF-facturen in Digi-Factuur worden opgeslagen in veilige cloud-opslag en zijn altijd beschikbaar.

De meest gemaakte fouten

1. BTW-nummer ontbreekt — zowel uw eigen BTW-nummer als dat van uw zakelijke afnemer zijn verplicht bij B2B.
2. Onvoldoende omschrijving — "Dienstverlening januari" is te vaag. Beschrijf wat er geleverd is.
3. Gaten in nummering — Verwijder nooit een factuur. Gebruik in plaats daarvan een creditnota.
4. Verkeerd BTW-tarief — Controleer altijd of het 9%- of 21%-tarief van toepassing is op uw dienst of product.
5. Geen datum van levering — Als de levering plaatsvond op een andere datum dan de factuurdatum, moet u beide vermelden.