Veel ondernemers besteden elke maand 2 tot 6 uur aan facturering. Ze maken dezelfde facturen opnieuw aan, sturen ze handmatig per e-mail, en vergeten soms een klant te factureren. Het resultaat: verloren omzet en onnodig administratief werk.
Automatisch factureren lost dit op. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt, voor wie het zinvol is en hoe u het vandaag kunt instellen.
Wanneer is automatisch factureren zinvol?
Automatisch factureren is nuttig als u:
Vaste klanten heeft die u maandelijks, per kwartaal of jaarlijks factureert
Een dienst levert met een vaste prijs (onderhoud, licenties, retainers, verhuur)
Dezelfde factuurregels elke periode herhaalt
Meer dan 3 vaste klanten heeft
Heeft u losse projecten met variabele bedragen? Dan is automatisch factureren minder geschikt voor die facturen — al kunt u beide typen naast elkaar gebruiken.
Hoe werkt automatisch factureren?
Het principe is eenvoudig. U definieert eenmalig een abonnement per klant:
Wie is de klant?
Wat is de omschrijving op de factuur?
Wat is het bedrag (excl. BTW)?
Welk BTW-tarief is van toepassing?
Hoe vaak: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks?
Wanneer begint het abonnement?
Vervolgens genereert Digi-Factuur op de juiste datum automatisch de factuur. Als u auto-send inschakelt, wordt de factuur ook meteen per e-mail naar de klant verstuurd — inclusief professionele PDF-bijlage.
De beveiliging tegen dubbele facturen
Een terechte zorg bij automatisch factureren: wat als het systeem twee keer draait? Digi-Factuur gebruikt drie lagen bescherming:
Databasebeveiliging: Een unieke beperking op combinatie van abonnement + datum maakt duplicaten fysiek onmogelijk.
Inngest idempotentie: Elk achtergrondproces heeft een unieke ID. Hetzelfde proces kan niet twee keer worden uitgevoerd.
Applicatiecontrole: Vóór aanmaken wordt altijd gecontroleerd of er al een factuur bestaat voor die periode.
Resultaat: Abonnementsfacturen worden exact één keer aangemaakt — zelfs als de server crasht, het netwerk uitvalt of de scheduler twee keer draait.
Wat kost handmatig factureren u echt?
Stel: u heeft 8 vaste klanten die u maandelijks factureert. Per factuur bent u gemiddeld 12 minuten bezig (openen van vorige factuur, kopiëren, aanpassen, opslaan als PDF, e-mail opstellen, versturen). Dat is:
8 facturen × 12 minuten = 96 minuten per maand
× 12 maanden = 19,2 uur per jaar
Tegen een uurtarief van € 75 = € 1.440 per jaar aan administratietijd
Met Digi-Factuur is dat 0 minuten per maand voor die vaste facturen. De tijd die vrijkomt, kunt u besteden aan werk dat direct omzet genereert.
En de betalingsherinneringen?
Automatisch factureren bespaart niet alleen tijd bij het aanmaken — ook het opvolgen van openstaande facturen is tijdrovend. Digi-Factuur verstuurt automatisch:
T-1 dag: Vriendelijke herinnering dat de factuur morgen vervalt
T+7 dagen: Aanmaning dat de factuur 7 dagen verlopen is
De toon escaleert automatisch. Zodra de factuur als betaald wordt gemarkeerd, stoppen de herinneringen. Nooit meer handmatig achter geld aanbellen.
Stap voor stap instellen in Digi-Factuur
Ga naar Abonnementen → Nieuw abonnement
Kies de klant en vul omschrijving, bedrag en BTW-tarief in
Kies de frequentie: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks
Schakel Auto-send in als u de factuur automatisch wilt laten versturen
Klik op Abonnement aanmaken — en u hoeft er nooit meer naar om te kijken
Stel vandaag uw eerste abonnement in
14 dagen gratis proberen. Geen creditcard. Uw eerste automatische factuur in 5 minuten.